Programa de gestión documental PGD
El Programa de Gestión Documental -PGD, es el instrumento archivístico que comprende todos los procesos de la gestión documental y la administración del ciclo de vida de los documentos en sus diferentes soportes y que involucra los procesos de: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental.
Dicho Programa por considerarse un instrumento archivístico es el que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de la entidad, convirtiéndose en la guía estratégica que determinará el camino a seguir para la implementación de un sistema integral de administración de documentos, asegurando el cumplimiento de las normas externas e internas en lo que respecta a la gestión documental y administración del archivo.
Se anexa el Acto Administrativo mediante el cual el Instituto adopto el programa al interior de la entidad, Resolución 502 de 2016.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
El Plan Institucional de Archivos –PINAR es un instrumento archivístico que evidencia el desarrollo de la gestión documental (Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8.), el cual permite ejecutar las acciones a corto plazo que el IDRD debe adelantar para atender sus prioridades en materia de gestión documental, en el marco del desarrollo de las actividades del Programa de Gestión Documental.
La formulación del PINAR establece la planeación y seguimiento de las actividades necesarias para su cumplimiento y evidencia la ejecución del Programa de Gestión Documental -PGD, plan que contempla recurso humano, tecnológico y presupuestal alineados con el plan estratégico del Instituto.
TABLAS DE CONTROL DE ACCESO -TAC
Las Tablas de Control de Acceso -TAC son el instrumento archivístico que define las categorías de acceso y/ó restricción de confidencialidad "Pública, Clasificada o Reservada" de acceso y seguridad aplicables a los documentos de la Entidad definidos en las Tablas de Retención Documental (TRD) como Series y subseries documentales, en aplicación de lo normado en el articulo 6 de la Ley 1712 de 2014, que establecen los criterios de clasificación de la información de las Entidades.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
Las Tablas de Valoración Documental -TVD- son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
- Tabla de Valoración Documental: JUNTA ADMINISTRADORA DE DEPORTES DE BOGOTÁ (JADB)
- Tabla de Valoración Documental: FONDO ROTATORIO DE ESPECTÁCULOS DE BOGOTÁ (FREB)
SIC
El Sistema Integrado de Conservación -SIC como lo define el artículo 3 del Acuerdo 006 de 2014 es, “el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital
BANCO TERMINOLÓGICO BANTER
Instrumento archivístico que se elabora en cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015, específicamente en su artículo 2.8.2.5.8.
Los Bancos Terminológicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarización para la armonización terminológica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificación Documental de la entidad. En ese sentido, se considera que el BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicación efectiva entre quienes planifican, producen, administran, tramitan, custodian y preservan la información de la entidad.”
Proceso de eliminación de documentos
El Instituto Distrital de Recreación y Deportes – IDRD, entidad que se encuentra regida en materia archivística por la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos, y conforme con el procedimiento establecido en el Acuerdo 46 de 2000 del Archivo General de la Nación “Por el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental” en su artículo No 1.
Aprobar el siguiente procedimiento para la eliminación de documentos:
-La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta última se entiende como la recopilación de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación o cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos).
La decisión sobre la eliminación de documentos es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma.
-Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente.
-Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.
-Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.
-Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.
-La documentación transferida al Archivo General de la Nación que no haya sido sometida a los procesos de valoración y selección en el organismo productor o transferente, será objeto de dichos procesos en las instalaciones del Archivo General de la Nación, para luego ser incorporada a su acervo documental. Antes de proceder a la eliminación, el AGN informará a la entidad transferente o interesada.
La eliminación de documentos debe ser el resultado de la valoración apoyada en el ciclo vital de los mismos y el funcionamiento de la entidad. Esta última se entiende como la recopilación de la historia institucional (disposiciones legales, actos administrativos relativos a la creación o cambios estructurales, manuales de funciones y procedimientos).
-La decisión sobre la eliminación de documentos, es responsabilidad del comité de archivo de cada entidad y del jefe de archivo de la misma.
-Sin perjuicio de las normas que expida el Ministerio del Medio Ambiente, la eliminación de documentos se efectuará por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente.
-Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos, es decir, aquellos que han agotado su vigencia administrativa y que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención documental.
-Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informará por conducto del jefe del archivo central al comité de archivo de la entidad para efectuar las eliminaciones proyectadas.
-Las eliminaciones secundarias serán responsabilidad del jefe de archivo central quien deberá solicitar autorización al comité de archivo para llevarlas a cabo en todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectiva relación.
El IDRD- Secretaria General- Archivo y Correspondencia publicará previamente por un periodo de treinta (30) días en la página Web de la Entidad, el Inventario Documental para ser eliminados, de tal forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso al correo: atncliente@idrd.gov.co