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Programa de gestión documental PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -PGD

El Programa de Gestión Documental -PGD, es el instrumento archivístico que comprende todos los procesos de la gestión documental y la administración del ciclo de vida de los documentos en sus diferentes soportes y que involucra los procesos de: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental.

Dicho Programa por considerarse un instrumento archivístico es el que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de la entidad, convirtiéndose en la guía estratégica que determinará el camino a seguir para la implementación de un sistema integral de administración de documentos, asegurando el cumplimiento de las normas externas e internas en lo que respecta a la gestión documental y administración del archivo.

 

Se anexa el Acto Administrativo mediante el cual el Instituto adopto el programa al interior de la entidad, Resolución 502 de 2016.

 

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

 

El Plan Institucional de Archivos –PINAR es un instrumento archivístico que evidencia el desarrollo de la gestión documental (Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.8.), el cual permite ejecutar las acciones a corto plazo que el IDRD debe adelantar para atender sus prioridades en materia de gestión documental, en el marco del desarrollo de las actividades del Programa de Gestión Documental.

La formulación del PINAR establece la planeación y seguimiento de las actividades necesarias para su cumplimiento y evidencia la ejecución del Programa de Gestión Documental -PGD, plan que contempla recurso humano, tecnológico y presupuestal alineados con el plan estratégico del Instituto.

 

 

 

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO -TAC

Las Tablas de Control de Acceso -TAC son el instrumento archivístico que define las categorías de acceso y/ó restricción de confidencialidad "Pública, Clasificada o Reservada" de acceso y seguridad aplicables a los documentos de la Entidad definidos en las Tablas de Retención Documental (TRD) como Series y subseries documentales, en aplicación de lo normado en el articulo 6 de la Ley 1712 de 2014, que establecen los criterios de clasificación de la información de las Entidades. 

SIC 

El Sistema Integrado de Conservación -SIC  como lo define el artículo 3 del Acuerdo 006 de 2014 es,  “el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital